حوزه های پیاده سازی 5S در فناوری اطلاعات
حوزه های پیاده سازی 5S در فناوری اطلاعات
مفهوم 5S
5S سيستمي و فني براي بهسازي و آراستگي در محيط کار مي باشد که به منظور برقراري و حفظ فضاي کيفيتي در يک سازمان به کار گرفته مي شود و وجه تسميه آن پنج کلمه ژاپني است که عبارتند از تفکيک، ترتيب، تميزي، تداوم و تعليم سيستم 5s پس از جنگ جهاني دومدر ژاپن شکل گرفت که در سه دسته از صنايع مورد استفاده قرار گرفت.دسته اول صنايعي که رعيت بهداشت و نظم از زيرساخت هاي اساسي آن است.دسته دوم، سازمان هاي خدماتي مانند هتل ها، سوپرمارکت ها، کتابخانه ها و غيره را در بر مي گيرد. دراين سازمان ها،مشتری با محيط سازمان تماس مستقيم و نزديک دارد. حساسيت بالاي مشتريان اينگونه از سازمانها به تميزي، نظم و سرعت پاسخگويي به خواسته هايشان موجب مي شود که اين سازمان ها براي بقا و رقابت ناچار باشند و اصول خاصي را رعايت نمايند. دسته سوم شامل سازمان هاي پيشرويي است که به اهميت مباحثي مانند انسان-ماشين، انسان-کار و انسان- محيط توجه خاصي نموده است. هدف اصلي 5s بهسازي فرآيند هاي سازمان و حذف اتلاف زمان، انرژي و سرمايه سازمان است.
برخي از مزاياي پياده سازي 5S عبارتند از: ايجاد نظم فراگير، زمينه سازي برقراري انظباط سازماني، کاهش ابهام در کار، زيباسازي محيط کار، بهبود روابط کارکنان، افزايش راندمان و کارايي، کاهش هزينه ها، افزايش طول عمر ابزار و ماشين آلات، جلب نظر مشتريان و غيره.
حوزه های پیاده سازی 5S در فناوری اطلاعات
با توجه به کاربردها و حوزه های عملکردی فناوری اطلاعات در سازمان می توان دو رویکرد عمده برای استفاده از مدل کیفیت 5s در بهینه سازی فناوری اطلاعات سازمان گزینش کرد.
1- فناوری اطلاعات و کاربردهای درون سازمانی
این رویکرد شامل نرم افزار ها و سخت افزارهای مختلفی است که در داخل سازمان برای استفاده و تسهیل امور کارکنان استفاده می شوند که می تواند شامل ابزارهای ارتباطی شبکه ای, چاپگرها, اسکنرها, محیط های نرم افزاری و پایگاه داده های عمومی و اختصاصی سازمان باشد.
2- فناوری اطلاعات و کاربردهای برون سازمانی
در این رویکرد نیز همه فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی نرم افزاری و سخت افزاری که از روش های مختلف با هدف خدمات دهی به مشتریان و مخاطبان سازمان تهیه شده اند مورد توجه قرار خواهند گرفت به عنوان مثال وب سایت سازمان یا کیوسک های اطلاع رسانی و...از این جمله هستند.
دلایل تقدم در استفاده از مدل 5s در بهسازی کاربری فناوری اطلاعات
اهمیت زیرساختی فناوری اطلاعات در بهینه سازی روندها و فرآیندهای سازمانی از یک سو و قابلیت هایی حاصل از تلفیق آن ها با 5S در جهت افزایش کارایی خدمات سازمان از سوی دیگر دلیل عمده در بهره برداری از این مدل می باشد که نتایج کلی آن به شرح زیر خواهد بود:
1- تعداد خطاهای سیستمی و انسانی کاهش می یابد.
2- عملکرد عمومی سازمان افزایش خواهد یافت.
3- زمان جستجو ربای اسناد با اشیا کاهش می یابد.
4- موجب افزایش رضایت مشتریان خواهد شد.
5- عمر ماشین الات و تجهیزات سازمانی افزایش می یابد.
6- انظباط خودکار در تمامی سازمان به وجود می آید.
7- با حذف دوباره کاری و موازی کاری باعث افزایش تمرکز و رشد خلاقیت می شود.
مفهوم و روش اجرای 5S
ابعاد پنجگانه 5s به شرح زیر هستند و برای توسعه این مدل کیفی در فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی می توان روی هر یک از این ابعاد به بررسی و تحلیل پردخت.
S1- تفکیک و تعمیر (Seiri)
S2- ترتیب و تنظیم (Seiton)
S3- تمیزی (Seiso)
S4- تداوم و ایمنی (Seiketsu)
S5- تعلیم و انظباط (Shitsuke)
تفکیک و تعمیر (S1)
اگر روزی به صورت سرزده به اتاق و میز یکی از کارشناسان سازمان مراجعه کنید خواهید دید که بدون هیچ نظمی تعدادی سی دی, دیسکت روی میز افتاده است یا در گوشه ای از اتاق یک مانیتور بدون استفاده مانده است و یا در رایانه کارشناس فایل ها فارغ از نظم و استانداردی عمومی ذخیره سازی شده اند به گونه ای که یافتن فایلی خاص بدون حضور خود کارشناس تقریبا غیرممکن است. از این رو بحث تفکیک و ساماندهی این ابزارها و امکانات سخت و نرم افزاری ضرورت می یابد.
امروز به همان نسبت که ذخیره اشیا و اسناد اهمیت دارد دور ریختن اقلام زاید نیز حایز اهمیت است. اولین گام در تفکیک و ساماندهی, مشخص کردن اهداف است. در واقع تفکیک سازماندهی هنر دور ریختن اشیا و اسناد غیر ضروری است. بنابراین با توجه به محدودیت های نرم افزاری و سخت افزاری در فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی از نظر جا به جایی, هزینه, فضای نگهداری فیزیکی و مجازی و غیره تفکیک و ساماندهی در فناوری اطلاعات بسیار با اهمیت خواهد بود و ضروری است که برای تداوم آن یک سری استانداردها و اصول کلی از سوی کمیته توسعه کیفی سازمان برای این کار تعریف شود. به عنوان مثال در ساختار سازمان های مجازی که بالای 90 درصد فرآیندهای آنها در وب سایت اتفاق می افتد بحث تفکیک و تعمیر بسیار حیاتی است چرا که با تفکیک مناسب اطلاعات و امکانات امکان تسهیل دسترسی برای مشتریان فراهم می شود و در نتیجه رضایت آنها را به همراه خواهد داشت. تصور کنید که در سایت اخبارمربوط به یک کنفرانسی که تاریخ آن گذشته است بدون طبقه بندی مناسب زمانی در اختیار کاربر قرار گرفته باشد و وی ناآگاهانه در این کنفرانس ثبت نام کرده باشد.
تفکیک
روش اجرایی کار در فاز تفکیک شامل موارد زیر است:
1- تهیه برگه ها با فایل هایی مخصوص تعیین وضعیت سخت افزارها و نرم افزارها
با تهیه این برگه های تعیین وضعیت می توان نسبت به هریک از ابزارهای فناوری اطلاعاتی موجود یک شرح وضعیت تهیه کرد و آن را برای اجرایی شدن در اختیار کارشناسان مربوطه قرار داد.
2- شناسایی اقلام مورد نیاز, زاید و قابل تعمیر
در این مرحله همه اقلام و ابزارها و همچنین فایل هاو اسناد موجود مورد بررسی دقیق قرار می گیرند و قابلیت های کاربردی, غیر کاربردی و قابل تعمیر انها تعیین می شوند. به عنوان مثال اگر دستگاه چاپگری هم اکنون غیر قابل استفاده است مورد بررسی قرار می گیرد و اگر شرایط استفاده مجدد را داشت برای تعمیر ارسال می شود و اگر غیر قابل استفاده بود از محل دور می شود.
3- دور کردن اشیا زائد از محیط کار
این مرحله شامل خارج ساختن تمامی اشیا و اسناد مکتوب و الکترونیکی غیر ضروری از محیط کار است.
4- تفکیک اشیا زائد
در این مرحله اشیا را به دو گروه قابل فروش و غیر قابل فروش تقسیم می کنیم. همچنین اگر بخش هایی از یک دستگاه مثل چاپگر قابل استفاده به عنوان یدکی وسایل مشابه است باید از دستگاه مستعمل جدا و تفکیک شوند.
5- تعیین تکلیف اشیا زاید
دراین مرحله وضعیت اشیا غیر قابل استفاده تعیین می شود یعنی یا آنها را دور می ریزند یا اگر به صورت الکترونیکی هستند پاک می شوند.
6- پیشگیری از پدید آمدن اشیا و اموال زاید
در این مرحله با توجه به استانداردهای موجود و همچنین امکانات کمی و کیفی موجود از به هم ریختگی مجدد اشیا و اسناد جلوگیری می شود. به عنوان نمونه کیس های کامپیوترها را روی یک پایه متحرک با ارتفاع 10 سانتی متری از روی زمین قرار می دهیم و از قرار دادن آنها در کنار مانیتور و روی میز خودداری می کنیم. یا برای به اشتراک گذاری اسناد و فایل های اداری مسیر ها و نشانی ها مشخصی را تعریف می کنیم.
تعمیر
این بخش از کار اختصاص به بررسی وضعیت سخت افزارها و نرم افزارهای قابل تعمیر دارد. به عنوان نمونه می توان به موارد زیر اشاره کرد:
1- بررسی وضعیت داکت ها و نود های شبکه سازمان
2- بررسی وضعیت رایانه های موجود از جنبه مشکلات سخت افزاری
3- رفع معایب نرم افزارهای عمومی و تخصصی رایانه ها
4- تعمیر دستگاه های جانبی همچون فتوکپی, چاپگر, اسکنرو...
5- تهیه نسخه های پشتیبان از نرم افزارها و اطلاعاتی که احتمال آسیب دیدگی دارند.
6- رفع معایب ناشی از حملات ویروسی در رایانه ها و شبکه ها
7- حل مشکلات و باگهای موجود در سایت سازمان
ترتیب و تنظیم(S2)
در این فاز رویکرد اصلی استفاده از مدیریت کارکردی و حذف جستجو است. اگر همه فایل ها و ابزارهای سخت افزاری و نرم افزاری با توجه به کاربردهای آنها در جای مناسب و مشخصی قرار گیرند محل کار همیشه منظم و مرتب خواهد بود و سرعت دسترسی به اطلاعات و کارایی استفاده از امکانات بالاتر خواهد رفت. در ساختار سازمان های مجازی نیز این موضوع اهمیت فوق العاده دارد و رعایت آن مانع از به هم ریختگی صفحات سایت با اطلاعات غیر مرتبط و ناهمگون می شود.
گامهای پیاده سازی ترتیب و تنظیم عبارتند از:
1- تحلیل وضعیت موجود
در این مرحله به ساختار و وضعیت موجود و شرایط مطلوب برای ایجاد نظم و ترتیب واقعی توجه می شود و بر این اساس فرآیندهای کاری شناسایی و تعیین می گردند.
2- تعیین محل صحیح استقرار اشیا و اطلاعات
در این مرحله روش ها و اصول ایجاد نظم شناسایی و تعیین می گردند و محل جایگذاری همه اطلاعات و اشیا تعیین می شود.
3- مشخص کردن نحوه قرار گیری اشیا در محل تعیین شده
در این مرحله اصول دسترسی آسان و ایمن به اطلاعات و اشیا تعیین می شود.
4- ترغیب کارکنان به رعایت مقررات قرار گیری اشیا و اطلاعات
در این مرحله از همه کارکنان خواسته می شود بر اساس اصول موجود اطلاعات و اشیا را طبقه بندی کنند و پس از استفاده به جای خود بازگردانند.
تمیزی(S3)
محیط فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی به دلیل حساسیت های کاربری باید از جنبه فیزیکی و مجازی بسیار پاکیزه باشند و عاری از هر گونه آلودگی ویروسی, صوتی, اشعه ای و ... باشند. بنابراین یکی از اهداف مهم فعالیت های تمیزی در 5S حذف کامل آلودگی ها و از میان بردن جزیی ترین خطاها و کاستیها در نقاط حساس و کلیدی است.
در توسعه تمیزی برای فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی می توان مساله از دو جنبه ساخت افزاری و نرم افزاری مورد توجه قرار داد. در رویکرد سخت افزاری در هنگام نصب و در طول نگهداری اشیا مختلفی همچون کابل ها, داکت ها, رک ها, هاب و سویچ ها, کیبوررد, ماوس و... باید نهایت دقت را در نظافت و تمیزی اشیا به کار برد و از ورود گرد و غبار و یا کثیفی آنها جلوگیری کرد.
در زمینه آلودگی های نرم افزاری نیز باید به ویروس ها و کرم ها و همچنین نرم افزارهای جاسوسی که می توانند باعث تخریب و تهدید اطلاعات شوند توجه کرد یعنی با استفاده از نرم افزارهای ضد ویروس مانع از آلودگی محیط مجازی سازمان شد و هر از چند گاهی سیستم ها را مورد پاک سازی قرار داد. همچنین از تجمع فایل های الکترونیکی غیر ضروری جلوگیری نمود.
در زمینه آلودگی صوتی حاصل از دستگاههای الکترونیکی مختلف باید این موضوع را به هنگام خرید و استفاده از آنها مورد توجه قرار داد و همچنین با توجه به تاثیرات این ابزارها از نظر تولید اشعه های مضر باید فاصله مناسب را با کارکنان ایجاد کرد.
تداوم و ایمنی (S4 )
این مرحله عبارت است از تداوم, استاندارد سازی و حفظ وضع مطلوب ناشی از اجرای تفکیک, ترتیب و تمیزی و رعایت ایمنی در کار و توسعه آن مانع از دوباره کاری یا اعمال سلیقه در کار می شود. شاید این مرحله مهمترین بخش در گرایش سازمان ها به یک فعالیت سیستمی و قطع وابستگی امور به اشخاص و قابل تسری باه سایر S ها باشد. همچنین با توجه به توسعه بسیار زیاد فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی در سازمان ها و خشک و مجازی شدن سازمان ها این کار می تواند باعث افزایش جذابیت محیط گردد.
در این مرحله استانداردهای مربوط به تعداد, نوع و کیفیت ابزارهای فناوری اطلاعات سازمان تعیین می شود و باید سعی شود از جنبه استانداردهای اندازه, کیفیت, رنگ و سایر موارد از سایر اداوات و ابزار اداری سازمان پیروی نماید. در این مرحله است که تعداد دستگاه ها و تجهیزات مورد نیاز در کل سازمان و در هر یک از زیر مجموعه های آن معین می گردد و همچنین محل قرار گیری آنها بر اساس سایر امکانات تعیین گردد. یکی از ضرورت ها در توسعه و تداوم 5S در سازمان حمایت و توجه مدیریت ارشد سازمان به این مقوله و تلاش در جهت بهسازی امور از طریق این حمایت هاست که می تواند با تبیین اهداف و گزارش دستاوردهای توسعه 5S در سازمان برای مدیران همراه باشد. با حمایت یافتن 5S از مدیریت ارشد باید به سراغ سایر کارکنان رفت و همکاری و مشارکت همگانی را برای این کار از آنها خواستار شد. همچنین با توجه به حساسیت اطلاعات و ابزار فناورانه مورد استفاده باید نهایت دقت را در کاربرد آنها داشت تا از آسیب های احتمالی جلوگیری کرد. به عنوان مثال با خاموش کردن همه رایانه ها پس از پایان ساعت اداری ار خطرات ناشی از افت فشار برق جلوگیری کرد.
تعلیم و انظباط (S5)
در این مرحله هدف اصلی جایگزین کردن اصول صحیح با روش ها و شیوه های نادرست انجام کار است که باید از طریق آموزش شیوه های درست و تمرین انجام می گیرد. با این کار زمینه لازم برای گسترش فرهنگ خود انظباطی جلب نظر مشتریان و افزایش تعلق سازمانی فراهم می گردد.
از آنجا که فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی مدام در حال تغییر و توسعه هستند و ورود هر یک از این فناوری های سخت افزاری و نرم افزاری به جریان کار ممکن است برای کارکنان و مشتریان توام با مخاطراتی باشد توسعه آموزش های مختلف می تواند زمینه را برای افزایش کارایی ابزارها و نیروهای سازمان فراهم آورد. به عنوان مثال اگر در سایت سازمان روند جدیدی تعریف شده است که اقدام برای آن مستلزم آگاهی کاربران است باید بخش ویژه ای را برای آموزش آن روند در نظر گرفت.
ایجاد برنامه های اموزشی مداوم و یکپارچه برای همه کارکنان و مشتریان می تواند برای توسعه تعاملات سازمان موثر باشد. از این رو لازم است یک برنامه استراتژیک برای سازمان تهیه و تدوین کرد و از شیوه ها و ابزارهای مختلف آموزشی بهره گرفت.
نتیجه
در این مقاله سعی شد به طور کلی با قابلیت های توسعه تکنیک 5S در بهره برداری مناسب تر از فناوری اطلاعات سازمان و یادر ساختار سازمان های مجازی مورد اشاره و مطالعه قرار گیرد. همانطور که از ساختار متن بر می اید تکنیک 5S تا حد بسیار زیادی بر فناوری اطلاعات و قابلیت های ان منطبق است و می توان با استفاده از آن باعث توسعه کمی و کیفی فعالیت سازمان شد.
توصیه می شود برای آگاهی از جزییات بیشتر در مورد نحوه استفاده از این تکنیک در ساختار سازمانها به خصوص در عرصه فناوری اطلاعات به مطالعه دقیق تر 5S پرداخته شود و محورهای قابل انطباق فراوان آن را با فناوری اطلاعات مورد توجه و تحلیل و کاربرد قرار داد.
ارسال شده توسط سركار خانم فروزنده صفدر زاده